Avance sur frais professionnels : quelques conseils pour prendre de bonnes décisions

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Les « frais professionnels » regroupent les dépenses réalisées par un employé dans le cadre de l’accomplissement de ses missions. Ils sont effectués donc pour le compte de la société et ils seront remboursés après la présentation des pièces justificatives. Pour motiver leurs collaborateurs, certains employeurs décident d’offrir une avance sur frais professionnels.

Avance sur frais professionnels : ce qu’il faut savoir

Les frais professionnels correspondent le plus souvent aux dépenses d’hébergement, de déplacement et de restauration d’un commercial parti en voyage d’affaires. Le montant dépend donc de la nature de la mission effectuée et de sa durée. Parfois, les coûts engagés ne peuvent plus être supportés par l’employé. Ainsi, l’employeur doit confier une certaine somme au salarié. Cette dotation est communément appelée avance sur frais professionnels.

On dénombre deux manières de procéder. Une avance ponctuelle est offerte quand il s’agit d’une mission urgente ou inopinée. Il arrive également qu’un certain montant soit mis à la disposition d’un responsable chaque mois pour qu’il puisse s’acquitter de certaines dépenses. Cette seconde option est très pratique lorsque la personne concernée doit souvent se déplacer pour démarcher les clients.

Quoi qu’il en soit, il faudra tout de même présenter des notes de frais. Si le salarié ne fournit pas ces pièces, les sommes dépensées seront soustraites à son salaire.

Les cartes de paiement : une solution pour prendre en charge les frais professionnels

Les avances sur frais professionnels correspondent à de l’argent liquide dans la plupart  des entreprises françaises. Pourtant, cela peut pousser les employés à dépenser sans compter. Aujourd’hui, il est préférable d’utiliser des cartes de paiement qui seront  créditées  d’un certain montant. Ces  cartes  permettront  de s’acquitter de certaines dépenses avec facilité. On peut aussi s’en servir pour rembourser les frais engagés par les collaborateurs.

Actuellement, il n’est plus nécessaire de contacter des banques traditionnelles pour obtenir ces moyens de paiement. Certaines entreprises spécialisées proposent des solutions répondant aux attentes des sociétés. Hormis ces cartes, elles offrent une interface permettant de détailler les transactions effectuées. On peut consulter  un solde en temps réel et fixer un palier à ne pas dépasser. Tout cela aide le dirigeant à limiter les coûts terrain et à accroître ses marges. Ce faisant, il arrive également à motiver ses employés. Ces derniers ne souhaitent pas supporter les frais de déplacement, d’hébergement ou de restauration lorsqu’ils partent en voyage d’affaires. Quand le remboursement tarde à se faire, ils ne s’investissent plus dans leur mission, ce qui peut porter atteinte aux activités de l’entreprise.

Auteur de l’article : CVwebDK

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